Subsidies

Een accountantscontrole is vereist wanneer dit expliciet is opgenomen in de subsidievoorwaarden of subsidiebeschikking. Dit geldt vaak bij grotere subsidies of bij regelingen met een hoger risicoprofiel. Ook als een controle niet verplicht is, kan een accountant helpen om zekerheid te geven over een correcte en volledige verantwoording. In dergelijke gevallen kan een accountantscontrole helpen om risico’s op terugvordering of correcties te beperken.

Een goede start is cruciaal. Dit begint met het vertalen van de subsidievoorwaarden naar de dagelijkse praktijk: projectadministratie, urenregistratie, kostenverantwoording en interne controles. Door dit vanaf de start goed in te richten en periodiek te toetsen, voorkomt u correcties of terugvorderingen bij de vaststelling.

Urenregistraties moeten volledig, juist en herleidbaar zijn. Een goed ingerichte urenregistratie voorkomt afkeuring van loonkosten. Dit betekent onder meer:

• (sluitende) registratie per medewerker en per activiteit/project;
• tijdige vastlegging (bij voorkeur dagelijks of wekelijks);
• aansluiting met projectadministratie;
• autorisatie door projectmanager, directie;
• duidelijke onderbouwing van subsidiabele activiteiten.

De exacte eisen verschillen per subsidieregeling.

Let niet alleen op algemene controle‑ervaring, maar specifiek op:

• aantoonbare ervaring met subsidies en subsidieregelingen;
• kennis van subsidievoorwaarden én accountantscontroles;
• ervaring met subsidieverantwoording en -vaststelling;
• het vermogen om mee te denken in de inrichting van processen, niet alleen achteraf te controleren. Een accountant die al tijdens het project meekijkt, voorkomt dat bij de eindverantwoording kosten worden afgekeurd.