Hoe Notariële Diensten slimmer groeit met Blömer

Een markt die toe was aan vernieuwing

Hugo komt uit een notariële familie en zag van jongs af aan dat het anders kon. ‘Die markt was vastgeroest. Alles werd uitgetypt, dossiers werden uitgeprint. Ik dacht: kan dit niet scherper, sneller, met minder handjes?’ Notariële Diensten is het bewijs dat dit kan en samen met zijn compagnon Pablo van Klinken bouwt hij intensief verder aan dit bedrijf.

Notariële Diensten is inmiddels de grootste online aanbieder van verklaringen van erfrecht in Nederland. Nabestaanden kunnen zo’n verklaring snel en tegen een fractie van de kosten van een traditionele notaris regelen. Hugo: ‘Mensen kunnen bij ons in slechts een paar minuten een verklaring van erfrecht bij ons aanvragen. Je hoeft de deur niet uit en binnen twee tot drie weken heb je alles in je mail en kun je verder.’

“Bij ons regel je een verklaring van erfrecht sneller en voordeliger”

Dankzij aanverwante producten, zoals Vaarwel.nl, dat op basis van een vragenlijst overzichtelijke takenlijsten maakt voor nabestaanden, en Doehetzelfnotaris.nl, waarbij je een notariële akte kan opstellen, groeide het klantenbestand en de omzet nog verder. ‘Het is de afgelopen jaren veel voorspoediger gegaan dan verwacht’, aldus Hugo.’ Dat de formule werkt blijkt ook uit het feit dat Notariële Diensten de afgelopen vierjaar een FD Gazellen-award voor de snelst groeiende bedrijven én diverse juridische innovatieprijzen in de wacht sleepte.

De administratie als groeifactor

Met de groei gaat een hoop financiële administratie gepaard. Dat neemt Blömer volledig uit handen. ‘Eerst deden we alles zelf’, aldus Hugo. ‘Maar als je harder wil groeien, moet je daarvan loskomen.’ De samenwerking met Blömer — en specifiek met Jan Peter —ontstond relatief vroeg, en werd al snel een volwaardige constructie.

Jan Peter en zijn collega’s verzorgen voor Notariële Diensten de complete financiële administratie: van inkoopfacturen tot bankmutaties en van aangifte omzetbelasting tot de jaarrekening. ‘We verwerken onder meer zo'n 4.000 inkoopfacturen per jaar’, legt Jan Peter uit. ‘Twee keer per week wordt alles bijgewerkt en krijgt Hugo een betaalbatch aangeboden. Hij keurt dat goed boven een bepaald bedrag en hij kan alles terugvinden in onze dashboard-software Visionplanner.’

Een geoliede machine, noemt Hugo het. ‘We hebben onze eigen statistieken en daarnaast zit alles in het systeem van Blömer. Dat werkt perfect. We hadden een deel van de administratie hier kunnen organiseren, maar beter dan hoe het nu is, krijg je het niet. Doe je het intern, dan moet je steeds iemand bijsturen of inwerken. En als je groeit, komt er constant meer werk bij. Nu weet ik dat het goed gedaan wordt, dat Jan Peter met een scherp oog meekijkt en waar ikzelf op moet letten. Dat kan ik inmiddels dromen. Ik kan nu bij wijze van op vakantie zijn en toch alles bijhouden. Ik keur de factuur goed, en we kunnen weerdoor.’

Realtime inzicht via Visionplanner

Een belangrijk onderdeel van de samenwerking is het gebruik van Visionplanner, dashboardsoftware waarmee Notariële Diensten realtime inzicht heeft in de financiële situatie. Blömer heeft het dashboard specifiek ingericht op wat voor Notariële Diensten relevant is: welke kostenposten zijn het grootst, hoe verhoudt de liquiditeit zich en hoe loopt het ten opzichte van de begroting?

“Visionplanner geeft je realtime inzicht in je financiële situatie”

‘De omzet die gisteren is binnengekomen, is de volgende ochtend al te zien in Visionplanner’, vertelt Jan Peter. ‘Inclusief vergelijking met vorig jaar, vorige maand en de begroting.’ Hugo vult aan: ‘Ik zie ook dagelijks wat er binnenkomt via onze eigen systemen. En als ik dat koppel aan wat ik in Visionplanner zie, dan heb ik al een gevoel van hoe de maand loopt, nog voor die maand voorbij is.’

Meer dan alleen cijfers

Wat de samenwerking onderscheidt, is de informele maar inhoudelijke manier van samenwerken. ‘Het is geen relatie waarbij je alleen maar in accountancy-termen communiceert’, zegt Hugo. ‘We praten niet alleen over wat ik al zie staan in het dashboard. Jan Peter heeft oprecht interesse in hoe het gaat. We hebben het over waar we heen willen, hoeveel we nog denken te investeren en over fiscale keuzes. We praten over cashflow en over wanneer je het beste kunt investeren,. Hij kijkt mee op microniveau, terwijl ik vanuit de helikopter naar ons bedrijf kijk. Dat is een fijne combinatie.’

“We communiceren niet alleen maar in accountancy-termen, er is oprechte interesse”

Een concreet voorbeeld: Notariële Diensten investeert fors in automatisering en softwareontwikkeling. ‘De regels rondom investeringen veranderen regelmatig, en dat hou ik niet allemaal bij’, geeft Hugo toe. ‘Jan Peter kijkt dan mee hoe we dat moeten presenteren.’ Jan Peter: ‘Ik probeer ook scherp mee te kijken wanneer de investering wordt gedaan en wanneer de kosten dus toenemen.’

Ook bij bijzondere situaties —zoals een compagnon die uitstapt of twee overnames die zijn doorgevoerd — schakelt Hugo met Blömer. ‘Ze denken mee, stellen de juiste vragen, en zorgen dat er snel een sluitstuk komt. Dat is meer dan boekhouding.’

Vast bedrag, geen verrassingen

Notariële Diensten betaalt een vaste maandelijkse prijs voor de volledige dienstverlening van Blömer. Jan Peter: ‘Als ondernemer weet je dan gewoon waar je aan toe bent. Geen onverwachte rekeningen, geen gedoe. Het enige wat we apart houden is aanvullend advies buiten de reguliere dienstverlening. Maar ook dan weten we elkaar goed te vinden.’

De toekomst: verder groeien, slim schalen

Notariële Diensten groeit hard. Het bedrijf telde bij zijn komst slechts drie medewerkers; inmiddels zijn dat er 22. En Hugo verwacht dat er over een jaar weer een hoop nieuwe mensen werken. De groei komt niet alleen uit de directe markt, maar ook uit een nieuw white-label-concept waarbij notariskantoren die het werk niet meer aankunnen, de uitvoering kunnen uitbesteden aan Notariële Diensten — inclusief klantenservice en branding.

‘Er zijn ontzettend veel notariskantoren die geen opvolgers kunnen vinden en worstelen met personeelstekort. Wij springen in op die problematiek’, legt Hugo uit. ‘Simpele producten kunnen ze bij ons onderbrengen, onder hun eigen naam en eigen look en feel. De voordeur en achterdeur zijn bij hen, maar het werk doen wij.’

Dat de financiële basis daarvoor op orde is, daar heeft Hugo alle vertrouwen in. ‘Wij hoeven ons daar niet meer druk om te maken. Die vink bij Blömer staat. En dat geeft rust om aan het bedrijf te werken in plaats van erin.’

“Je betaalt een vast bedrag per maand, zodat je precies weet waar je aan toe bent”